Qui peut intervenir au nom de votre organisme de formation dans les formalités administratives liées à la certification Qualiopi ?

1. Pour signer mon contrat de certification Qualiopi :

La signature du contrat avec votre certificateur est obligatoirement celle d’un responsable légal ou une personne présentant une délégation de pouvoir officielle. Un accompagnateur externe, un consultant par exemple, ne peut donc plus intervenir à votre place sur cette formalité.

2. Pour réaliser votre audit (sur site ou à distance) :

Jusqu’en mai 2023, il était possible de se faire représenter lors de l’audit, par un consultant externe à votre organisme de formation. La seule condition était qu’il ait signé avec vous un contrat de représentation, qu’il puisse montrer à l’auditeur en début d’audit.

Depuis l’arrêté du 31 mai 2023, et la sortie de la FAQ Qualiopi V2 y afférente, cela n’est plus le cas. Une personne interne de votre organisme doit assister à l’audit entier, et doit figurer sur votre organigramme (transmis en amont à votre certificateur) :

« 9.10. La présence d’un personnel de l’organisme candidat est-elle obligatoire lors de l’audit ? Oui, le plan d’audit doit mentionner le nom des personnes de l’organisme candidat à rencontrer. On entend par personnel de l’organisme le personnel interne de l’organisme, figurant sur l’organigramme transmis à l’organisme certificateur. »

Toutefois, un accompagnateur peut toujours être présent, mais sous couvert du fameux contrat de représentation signé (un devis peut suffire) et que cette personne soit également mentionnée dans l’organigramme (en tant que prestataire externe) et dans le plan d’audit (en tant qu’observateur).